بیشتر تیم ها وقتی به دنبال نرم افزار مدیریت پروژه هستند، سراغ ابزاری می روند که امکانات بیشتری دارد و بعد از یک ماه می بینند هنوز کارها در پیام‌رسان رد و بدل می شود. ابزار خوب باید پاسخگوی این سه سوال بی واسطه باشد: پروژه در حال حاضر در چه وضعیتی است، هر نفر چه وظایفی دارد و چه مشکلاتی بر سر راه پروژه وجود دارد. در این مقاله از رادکان 360 ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه را مرور می کنیم، تفاوتش با ابزار مدیریت تسک را بیان می کنیم و مسیر انتخاب ابزار مناسب تیم را قدم به قدم نشان می دهیم.
مهم ترین ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه
ویژگی های زیر در هر نرم افزار مدیریت پروژه پیدا می شوند و آخر بخش، همه را در یک جدول کنار هم بررسی می کنیم.
مدیریت تسک و زیرتسک
هر پروژه از ثبت کارها شروع می شود: عنوان، توضیح، مسئول و ددلاین. زیرتسک هم همان قدر لازم است. وقتی کاری بزرگ را به چند قسمت تقسیم کنید، پیشرفت واقعی پروژه مشهود بوده و فقط یک تیک کلی در پایان کار نمی ماند.
نمای کانبان، لیست و تقویم
هر کس کار را از زاویه خودش می بیند. تیم محتوا به تقویم نگاه می کند، تیم فنی به بورد کانبان و مدیر پروژه به لیست. یک ابزار خوب این داده ها را در چند نما نشان می دهد و لازم نیست کسی کار را دوباره وارد کند.
نمودار گانت و زمان بندی پروژه
اگر کارها به هم وابسته اند، گانت نشان می دهد عقب افتادن یک کار، کدام کارهای بعدی را تحت تاثیر قرار می دهد. در پروژه های چند هفته ای و چند نفره بیشتر از همه به کار می آید.
مدیریت وابستگی ها و نقاط عطف
وقتی پیش نیاز بین تسک ها را تعریف کنید، ترتیب انجام کارها گم نمی شود. ثبت نقاط عطف هم مرحله های مهم پروژه را از کارهای روزمره جدا می کند، مثل تحویل نسخه اول یا انتشار سایت.
گزارش گیری و داشبورد
داشبورد باید قادر باشد بدون ساختن گزارش دستی نشان دهد کدام کار ها تمام شده، چه چیز هایی عقب افتاده و بار کاری هر نفر چقدر است. اگر برای گرفتن این اطلاعات ناچار به ایجاد فایل اکسل شوید، ابزار نیمی از کارش را به شما واگذار کرده است.
همکاری تیمی و کامنت گذاری
کامنت زیر هر تسک، منشن همکار و پیوست فایل باعث می شود بحث کاری کنار خود کار بماند. دیگر لازم نیست برای پیدا کردن یک تصمیم، تاریخچه گروه تلگرام را بالا و پایین کنید.
اعلان ها و یادآورها
یادآوری ددلاین و ایجاد کامنت یا تغییر وضعیت، کارهای کوچکی هستند که جلوی فراموشی را می گیرند. فقط باید بتوانید اعلان ها را تنظیم کنید، چون اعلان بی حساب نادیده گرفته می شود.
ثبت زمان و مدیریت بار کاری
وقتی زمان واقعی هر کار ثبت شود، تخمین پروژه بعدی دقیق تر می شود. نمای بار کاری هم نشان می دهد چه کسی ظرفیت خالی دارد و چه کسی زیر فشار است.
سطح دسترسی و امنیت
اگر مشتری یا همکار بیرونی هم در پروژه حضور دارد، باید بتوانید مشخص کنید برای هر نفر کدام قسمت ها قابل مشاهده و کدام قسمت قابل تغییر باشد. مشتری نباید به بحث های داخلی تیم دسترسی داشته باشد.
یکپارچگی با ابزارهای دیگر
اتصال به تقویم، ایمیل، پیام رسان و فضای ذخیره فایل کمک می کند ابزار جدید همراه روال فعلی تیم باشد و با آن تداخل نداشته باشد.
پشتیبانی از زبان فارسی و راست چین
برای تیم فارسی زبان، نمایش درست متن، تاریخ شمسی و جهت راست چین جزو امکانات جانبی نیست. اگر این بخش ضعیف باشد، تیم هر روز با آن درگیر می شود.
جدول زیر ویژگی ها را کنار کاربرد و تیم مناسبشان نشان می دهد.
| ویژگی | کاربرد اصلی | مناسب چه تیمی |
|---|---|---|
| تسک و زیرتسک | ثبت و تقسیم کارها | همه تیم ها |
| نمای کانبان و تقویم | دیدن کارها از زاویه های مختلف | همه تیم ها |
| نمودار گانت | زمان بندی و وابستگی کارها | پروژه های چند مرحله ای |
| وابستگی و نقاط عطف | کنترل ترتیب مراحل | پروژه های بزرگ |
| داشبورد و گزارش | دیدن وضعیت کل پروژه | مدیران و سرپرست ها |
| کامنت و پیوست | همکاری در خود تسک | همه تیم ها |
| اعلان و یادآور | جلوگیری از فراموشی ددلاین | همه تیم ها |
| ثبت زمان و بار کاری | تخمین دقیق و تقسیم منصفانه کار | تیم های خدماتی و پروژه ای |
| سطح دسترسی | کنترل دید و ویرایش | تیم هایی با مشتری یا همکار بیرونی |
| یکپارچگی | اتصال به ابزارهای فعلی | تیم هایی با چند ابزار فعال |
| پشتیبانی فارسی | نمایش درست متن و تاریخ | تیم های فارسی زبان |
یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب چه قابلیت هایی باید داشته باشد؟
ویژگی یعنی چه امکاناتی در ابزار وجود دارد و قابلیت یعنی ابزار در عمل چه کارهایی را برای تیم راحت می کند. پنج قابلیت زیر تفاوت ابزار خوب و ابزار معمولی است.
1. سادگی در استفاده
اگر عضو جدید تیم بعد از گذشت چند دقیقه هنوز قادر به ساخت تسک نباشد، آن ابزار عملا قابل استفاده نیست. ابزار خوب بدون کلاس آموزشی هم قابل شروع است.
2. انعطاف پذیری با روش کار تیم
هر تیم وضعیت ها و فیلدهای خودش را دارد. ابزار خوب باید وضعیت ها، برچسب ها و قالب تسک را با روال تیم جور کرده و شما را مجبور به سازگاری با ساختار ثابت خود نمی کند.
3. دید کلی بدون پرسیدن از افراد
مدیر پروژه باید بدون گفتگو با اعضا قادر به مشاهده وضعیت باشد. این دید از وضعیت های دقیق، داشبورد و گزارش ها ساخته می شود.
4. مقیاس پذیری با رشد تیم
محدودیت تعداد کاربر، پروژه و فضای فایل را در طرح های مختلف بررسی کنید.
5. پشتیبانی و بروزرسانی مداوم
ابزاری که تیم پشتیبانی دارد و مرتب بهتر می شود، در بلندمدت قابل اتکاتر است. اگر مشکلی پیش بیاید باید بدانید به چه کسی مراجعه کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه چه تفاوتی با نرم افزار مدیریت تسک دارد؟
مدیریت تسک به کارهای روزمره می پردازد و مدیریت پروژه کل مسیر یک پروژه را از شروع تا تحویل پوشش می دهد. جدول زیر تفاوت ها را نشان می دهد.
| معیار | نرم افزار مدیریت تسک | نرم افزار مدیریت پروژه |
|---|---|---|
| هدف اصلی | ثبت و پیگیری کارهای روزانه | برنامه ریزی و کنترل کل پروژه |
| دامنه | تسک های مستقل یا کوچک | پروژه با مراحل، زمان بندی و منابع |
| زمان بندی | ددلاین ساده | گانت، وابستگی و نقاط عطف |
| گزارش گیری | وضعیت تسک ها | پیشرفت پروژه، بار کاری و تاخیرها |
| مدیریت منابع | محدود | تخصیص نیرو، ثبت زمان و ظرفیت |
| مناسب برای | تیم های کوچک با کارهای ساده | تیم هایی با چند پروژه و وابستگی بین کارها |
اگر فقط به لیست کار و ددلاین نیاز دارید، ابزار مدیریت تسک کافی است. وقتی پروژه ها مرحله دارند، چند نفر کارشان روی هم اثرگذار است و همچنین اگر به گزارش دهی پیشرفت به مدیر یا مشتری نیاز باشد، نرم افزار مدیریت پروژه انتخاب درست تری است.
چگونه یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب انتخاب کنیم؟
انتخاب را از نیاز تیم شروع کنید، نه از فهرست امکانات ابزارها. مراحل زیر را به ترتیب جلو ببرید.
1. نیاز تیم را بنویسید
پیش از دیدن هر ابزار، سه چیز را روی کاغذ یادداشت کنید: چند نفر کار می کنند، چه نوع پروژه ای دارید و بزرگ ترین مشکل فعلی چیست. اگر مشکل اصلی تان گم شدن کارها در پیام رسان است، گانت پیشرفته اولویت شما نیست.
2. ویژگی ها را به دو دسته تقسیم کنید
ویژگی های ضروری را از ویژگی هایی که داشتنشان خوب است جدا کنید. ابزار ساده ای که همه امکانات ضروری را دارد، از ابزار پیشرفته ای که تیم فقط ده درصد امکانات آن را استفاده می کند بهتر است.
3. نسخه آزمایشی را با کار واقعی امتحان کنید
یک پروژه کوچک واقعی را در دو یا سه ابزار پیش ببرید. دیدن دمو کافی نیست، چون ایراد ابزارها زمانی مشخص می شود که تیم واقعا با آنها کار کند.
4. هزینه کل را حساب کنید
قیمت ماهانه هر کاربر فقط بخشی از ماجراست. محدودیت های طرح، هزینه اضافه کردن کاربر جدید و وقتی که برای آموزش تیم صرف می کنید هم جزو هزینه است.
5. نظر تیم را بپرسید
اعضا را در آزمایش شرکت بدهید و نظرشان را بپرسید. ابزاری که مدیر انتخاب کند و تیم دوستش نداشته باشد، چند هفته بعد رها می شود.
اشتباهات رایج هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه
بیشتر انتخاب های ناموفق از چند اشتباه تکراری شروع می شوند. جدول زیر هر اشتباه را با راهکارش نشان می دهد.
| اشتباه | راهکار |
|---|---|
| انتخاب ابزار فقط بر اساس تعداد امکانات | امکانات را با نیاز واقعی تیم مقایسه کنید |
| نادیده گرفتن نظر تیم | اعضا را در آزمایش ابزار شرکت بدهید |
| انتخاب ابزار پیچیده برای تیم کوچک | ساده شروع کنید و در صورت نیاز ارتقا بدهید |
| نگاه نکردن به محدودیت های طرح رایگان | تعداد کاربر، پروژه و فضا را پیش از انتخاب بررسی کنید |
| بی توجهی به پشتیبانی فارسی | نمایش متن فارسی و تاریخ شمسی را در آزمایش بسنجید |
| نداشتن برنامه برای انتقال داده ها | قبل از تصمیم نهایی بپرسید داده ها چطور منتقل یا خروجی گرفته می شوند |
| شروع کار بدون قانون مشخص | روال ثبت تسک و وضعیت ها را از قبل تعریف کنید |
| تصمیم گیری بدون آزمایش عملی | دست کم یک پروژه واقعی را در نسخه آزمایشی اجرا کنید |
راهکار رادکان 360
اگر ابزاری می خواهید که بدون پیچیدگی اضافه نیازهای اصلی مدیریت پروژه را پاسخگو باشد، رادکان را می توانید امتحان کنید. در رادکان پروژه و تسک ها را ثبت کرده، مسئول و ددلاین تعیین می کنید، وضعیت کارها را دنبال می کنید و پیشرفت پروژه را در یک محیط مشاهده می کنید. بهتر است با یک پروژه کوچک شروع کنید تا معلوم شود با روال تیم شما جور است یا خیر.
جمع بندی: ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه
یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، دارای ویژگی های پایه مثل تسک، کانبان، گزارش و اعلان در کنار قابلیت هایی مثل سادگی، انعطاف و مقیاس پذیری است. برای انتخاب، اول نیازهای تیم را مشخص کنید، ضروری ها را از اختیاری ها جدا کرده و چند ابزار را با یک پروژه واقعی امتحان کنید. اگر کار تیم ساده است، ابزار مدیریت تسک هم کافی است و وقتی پروژه ها بزرگ تر و پیچیده تر شدند، نوبت نرم افزار مدیریت پروژه کامل تر می رسد.
سوالات متداول
محیط ساده در کنار پوشش نیاز اصلی تیم. مدیریت تسک، تعیین مسئول و ددلاین، نمایش وضعیت و گزارش گیری پایه هر ابزار مناسب است و بقیه امکانات بسته به نوع پروژه اهمیت پیدا می کنند.