چک لیست مدیریت تسک ها برای تیم های کوچک

اگر تیم شما چند نفر بیشتر نیست، احتمالا تسک ها را در جایی مثل یک گروه تلگرام، یک فایل اکسل یا فقط ذهن خودتان یادداشت می کنید. مشکل از همین جا شروع می شود. مدیریت تسک تیم کوچک به سیستم سنگین احتیاج ندارد، فقط باید برای هر کار سه اصل روشن باشد: چه کسی انجامش می دهد، تا چه زمانی، و در حال حاضر در چه وضعیتی است. چک لیست های زیر مرحله به مرحله این اصول را پوشش می دهند. قبل از خواندن این مقاله باید بدانید که تسک منیجر رادکان ۳۶۰ تمام چک لیست های این مقاله را پوشش داده است.

چرا مدیریت تسک در تیم های کوچک اهمیت دارد؟

در تیم کوچک هر نفر چند نقش دارد، پس اگر کاری به تاخیر افتد یک نفر از مسیر خارج می شود. بنابراین بسیار مهم است که در تیم های کوچک هر فرد نقشش را به درستی ایفا کند.

مدیریت تسک چه کمکی به تیم های کوچک می کند؟

اولین نتیجه این است که دیگر لازم نیست از همکارتان بپرسید «آن کار به کجا رسید؟». وضعیت همه کارها مشهود است. دومین نتیجه به مدیر تیم برمی گردد: وقتی بار کاری هر نفر دیده شود، می فهمید چه کسی زیر فشار است و چه کسی ظرفیت خالی دارد. جلسه ها هم کوتاه تر می شوند، چون به جای گزارش شفاهی فقط روی تصمیم ها و هدف ها صحبت می کنید.

چرا تسک های تیمی بدون سیستم مدیریت می شوند؟

تصور کنید مدیر محصول درخواستی را در واتساپ می نویسد، طراح یک بخش دیگرش را در ایمیل می بیند و برنامه نویس نصفش را در جلسه شنیده است. هر سه فکر می کنند کار پیش می رود، ولی هیچ کدام تصویر کاملی ندارند. وقتی تسک ها در چند کانال پخش باشند، مرجع واحدی وجود ندارد و کارها یکی یکی لابه لای پیام ها گم می شوند. نتیجه اش همان چیزی است که همه دیده ایم: کار نیمه تمام، ددلاین فراموش شده و پروژه ای که چند روز به تاخیر افتاده است.

مدیریت صحیح تسک ها چگونه از دوباره کاری جلوگیری می کند؟

دوباره کاری دو منبع اصلی دارد: یا دو نفر یک کار را جدا از هم انجام می دهند، یا کاری با برداشت اشتباه تحویل داده می شود. وقتی همه تسک ها یک جا ثبت شوند، تکراری بودن یک کار در همان لحظه اول مشخص می شود. اگر توضیح تسک کامل باشد و خروجی مورد انتظار نوشته شده باشد، همان بار اول درست تحویل می گیرید و رفت و برگشت اصلاحی کم می شود.

چک لیست ایجاد و ثبت تسک ها

تسکی که بد ثبت شود، در همه مراحل بعد هم دردسر درست خواهد کرد.

چک لیست ثبت تسک جدید

پیش از ذخیره هر تسک، این جدول را یک بار مرور کنید.

نکات ثبت تسک های بزرگ

اگر انجام کاری بیش از دو یا سه روز زمان می برد، آن را به زیر تسک ببرید. «طراحی صفحه فرود» را می شود به متن، تصویر، پیاده سازی و تست تقسیم کرد. هر تکه خروجی جدا دارد و پیشرفت واقعی کار را نشان می دهد. واضح تر بخواهیم بگوییم یعنی هر تسک بزرگ را خرد کرده و به تسک های کوچک تر تقسیم کنید.

چک لیست تعیین مسئول و ددلاین

کاری که مسئول ندارد عملا برای همه و در نتیجه هیچ بازدهی ندارد. همچنین ممکن است نتیجه آن را هیچکس به عهده نگیرد پس یکی از مهم ترین مراحل، مشخص کردن مسئول هر تسک است.

چک لیست تعیین مسئول

هر تسک یک مسئول اصلی می خواهد. بقیه افراد درگیر را به عنوان همکار یا ناظر ثبت کنید و به آن ارجاع دهید.

چک لیست تعیین ددلاین

«به زودی» و «آخر هفته» ددلاین محسوب نمی شوند. تاریخ دقیق بنویسید و اگر لازم است ساعت هم اضافه کنید.

چک لیست اولویت بندی تسک ها

وقتی همه چیز فوری باشد، تیم عملا روی هیچ چیز تمرکز نمی کند. پس سعی کنید کارها را از قبل مشخص کنید تا برای انجام آنها زمان کافی باشد.

سطح بندی اولویت ها

سه چهار سطح ساده کفایت می کند. سطح بیشتر فقط روند تصمیم گرفتن را کند می کند.

این تقسیم بندی همان ماتریس آیزنهاور است و لینک توضیح کامل در بخش منابع آمده است.

چک لیست قبل از تعیین اولویت

قبل از بالا بردن اولویت یک تسک، این چهار سوال را از خودتان بپرسید.

• اگر این کار انجام نشود چه می شود؟

• کار دیگری منتظر نتیجه این تسک است؟

• مشتری یا شریک بیرونی برایش ددلاین گذاشته؟

• تعداد تسک های اولویت بالا از توان تیم بیشتر شده؟

چک لیست پیگیری وضعیت تسک ها

هدف از این چک لیست این است که بدون پرسیدن از مسئول آن تسک، وضعیت هر کار قابل مشاهده باشد.

تعریف وضعیت های تسک

چهار وضعیت برای یک تیم کوچک کافی می باشد. فقط مطمئن شوید همه از هر وضعیت یک برداشت دارند.

عادت های پیگیری موثر

• وضعیت را همان روز تغییر دهید، نه آخر هفته.

• مانع کار را در کامنت خود تسک بنویسید تا برای سایر افراد قابل دیدن باشد.

• تسکی که چند روز در یک وضعیت مانده، باید در مرور کوتاه تیم بررسی شود.

چک لیست مدیریت تسک های عقب افتاده

تسک عقب افتاده در هر تیم پیش می آید. تفاوت در تشخیص سریع مشکل و ایجاد راه حل برای آن است.

بررسی علت تاخیر

پیش از اینکه به مسئول فشار بیاورید، ببینید مشکل از کجاست.

تصمیم درباره تسک عقب افتاده

برای هر تسک عقب افتاده باید یکی از چهار تصمیم گرفته شود: ددلاین جدید همراه با دلیل، واگذاری به نفر دیگر، تقسیم به تسک های کوچک تر، یا حذف. تسکی که هفته ها بدون هیچ تصمیمی در لیست مانده است، فقط لیست را شلوغ می کند.

چک لیست مدیریت روزانه تسک ها

این بخش در زمان کوتاه جلوی انباشته شدن مشکل ها را می گیرد و هر فرد در شروع روز بدون سردرگرمی میتواند در میان تسک های مشخص شده شروع به کار کند.

چک لیست شروع روز

هر نفر اول روز این چهار کار را انجام می دهد.

چک لیست پایان روز

آخر روز وضعیت تسک ها را به روز کنید. کارهای نیمه تمام را با یک توضیح کوتاه برای فردا علامت بزنید. اگر تسکی امروز اصلا شروع نشد، دلیلش را بنویسید، چون در مرور هفتگی به کار می آید.

چک لیست مرور هفتگی تسک های تیم

یک بار در هفته از جزئیات فاصله بگیرید و کل تصویر را ببینید. این جلسه نباید از نیم ساعت بیشتر شود.

موارد بررسی در جلسه هفتگی

در جلسه فقط وضعیت و تسک ها مطرح می شود. توضیح های طولانی را به کامنت های زیر هر تسک بسپارید.

خروجی جلسه مرور هفتگی

جلسه باید با یک فهرست مشخص تمام شود: اولویت های هفته بعد، مسئول هر کدام و تصمیم هایی که درباره تسک های عقب افتاده گرفته اید.بهتر است همان لحظه آن را در ابزار مدیریت تسک ثبت کنید و به زمان دیگر موکول نکنید.

چه اطلاعاتی باید در هر تسک ثبت شود؟

معیار ساده است: عضو تیم باید بتواند فقط با خواندن تسک کار را شروع کند.

اطلاعات ضروری هر تسک

• عنوانی که با فعل شروع شود، مثل «تهیه گزارش فروش ماه»

• توضیح کار و هدف آن

• مسئول اصلی

• ددلاین مشخص

• اولویت

• وضعیت فعلی

• خروجی مورد انتظار یا معیار تمام شدن کار

اطلاعات تکمیلی مفید

• فایل ها و لینک های مرتبط

• زیرتسک ها

• تسک های پیش نیاز

• برچسب پروژه یا دسته

• تخمین زمان

• کامنت ها و سابقه تغییرات

اشتباهات رایج در مدیریت تسک تیم های کوچک

بیشتر تیم ها در همین چند نقطه با مشکل مواجه می شوند. جدول زیر هر اشتباه را همراه با راه حل آن کنار هم گذاشته است.

چگونه یک سیستم ساده مدیریت تسک برای تیم کوچک ایجاد کنیم؟

برای شروع نیازی به نرم افزارهای تسک منیجر گران قیمت یا آموزش های چند روزه نیازی نیست. پنج قدم زیر کافی می باشد.

قدم های راه اندازی

• مرجع واحد را انتخاب کنید. هر چیزی که همه اعضای تیم راحت با آن کار کنند، از یک جدول ساده تا نرم افزار مدیریت تسک، مناسب است.

• وضعیت ها را ثابت کنید. همان چهار وضعیت بخش قبل را استاندارد تیم کنید.

• قالب ثبت تسک بسازید. فیلدهای ضروری را که در بخش قبل دیدید در قالب بگذارید.

• یک قانون ساده بنویسید. مثلا «کاری که در سیستم ثبت نشده، کار حساب نمی شود».

• روتین ها را در تقویم بگذارید. مرور کوتاه روزانه و جلسه هفتگی.

انتخاب ابزار مدیریت تسک تیم

اگر قصد دارید ابزار آماده بگیرید، به این معیارها توجه کنید.

راهکار رادکان 360

اگر ترجیح می دهید سیستم را از صفر شروع نکنید، رادکان 360 یک سیستم مدیریت تسک آماده است که بیشتر چک لیست های این مقاله را یک جا پوشش می دهد. می توانید تسک ثبت کنید، مسئول و ددلاین بگذارید، وضعیت کارها را دنبال کنید و تسک های عقب افتاده را یکجا ببینید. با رادکان کارهایی که تا امروز بین پیام رسان و فایل های پراکنده پخش بود، در یک محیط جمع می شود.

جمع بندی

مدیریت تسک تیم کوچک روی چند عادت ساده بنا می شود: هر تسک را کامل ثبت کنید، یک مسئول بگذارید، ددلاین را با تاریخ بنویسید، اولویت ها را محدود نگه دارید و وضعیت کارها را مرتب دنبال کنید. چک لیست ها را به ترتیب پیش ببرید، یک ابزار را مرجع قرار دهید و جلسه هفتگی را حذف نکنید. همین کارها کافی است تا تیم شما سریعتر نتیجه گرفته و وقت کمتری صرف پیگیری و اصلاح دوباره کنید.

سوالات متداول

بهترین ابزار مدیریت تسک برای تیم های کوچک کدام است؟

ابزاری که تیم شما هر روز واقعا از آن استفاده کند. تعداد امکانات معیار خوبی نیست بلکه باید قابلیت ثبت تسک، تعیین مسئول و ددلاین، تغییر وضعیت و کامنت را باید داشته باشد. باقی امکانات را بعدا می توان اضافه کرد.

هر چند وقت یک بار باید تسک های تیم را مرور کرد؟

برای بیشتر تیم های کوچک یک مرور چند دقیقه ای هر روز و یک جلسه هفتگی حدودا نیم ساعته کافی می باشد.

برای هر تسک چند مسئول می توان تعیین کرد؟

بهترین حالت تعیین یک مسئول اصلی می باشد. اگر چند نفر روی یک کار همکاری می کنند، بقیه را همکار یا ناظر ثبت کنید یا کار را به چند زیرتسک تقسیم کنید و به هر نفر یک وظیفه مشخص بدهید.

با تسک های عقب افتاده چه کنیم؟

اول علت تاخیر را پیدا کنید و بعد یکی از این چهار تصمیم را بگیرید: ددلاین جدید، واگذاری، تقسیم کار یا حذف.

آیا تیم دو یا سه نفره هم به سیستم مدیریت تسک نیاز دارد؟

بله. حتی در یک تیم سه نفره هم کارها لابه لای گفتگوها گم می شوند. یک لیست مشترک ساده با مسئول و ددلاین از همان اول جلوی این اتفاق را می گیرد.

منابع