حضور و غیاب موبایلی برای کسب و کارها؛ مزایا، کاربردها و روش استفاده کنترل تردد موبایلی

با پیدایش تغییرات در مدل های کاری و پیدایش شغل های ریموتی یا شیوه های کاری چند منظوره، روش های سنتی مدیریت تردد ناتوان در پاسخگویی به نیازهای مدرن سازمان ها هستند. دستگاه های اثر انگشتی یا کارتی تنها برای محیط های ثابت کاربرد دارند و پاسخگوی نیرو های میدانی، بازار یابان یا کارکنان دورکار نیستند. در این بین، حضور و غیاب موبایلی برای کسب و کارها به عنوان یک راهکار هوشمند، انعطاف پذیر و مقرون به صرفه مطرح می شود که فرایند کنترل تردد موبایلی را تسهیل می کند. در این مقاله از رادکان 360 ابعاد مختلف این فناوری و نحوه استفاده از آن مورد بررسی قرار گرفته است.

حضور و غیاب موبایلی چیست؟

حضور و غیاب موبایلی یک سامانه مبتنی بر نرم افزار های کاربردی تلفن همراه است که به کارکنان اجازه ثبت ورود و خروج خود از طریق گوشی هوشمند خودشان را می دهد. این سیستم ها اغلب با فناوری هایی مانند موقعیت یابی جغرافیایی (GPS)، احراز هویت از طریق تشخیص چهره یا اثر انگشت گوشی و اتصال به شبکه های ابری، موقعیت و زمان دقیق حضور فرد را مورد سنجش و پردازش قرار می دهند.

مزایا و چالش های استفاده از حضور و غیاب موبایلی برای کسب و کارها

استفاده از اپلیکیشن های موبایل برای ثبت تردد، در مدیریت منابع انسانی تحول بزرگی ایجاد کرده است. با این حال، هر فناوری در کنار مزایای فراوان خود، ممکن است با چالش هایی نیز همراه باشد. بررسی این موارد به مدیران کمک می کند دید جامع تری نسبت به استفاده از این سیستم داشته باشند.

چه کسب و کارهایی به حضور و غیاب موبایلی نیاز دارند؟

تنظیم ساعات کاری و ثبت تردد برای همه مجموعه ها یکسان نیست. برخی از کسب و کارها به دلیل نوع ساختار عملیاتی خود، بیشتر از دیگران به سیستم کنترل تردد موبایلی نیاز دارند.

شرکت های دارای نیروهای دورکار و پروژه ای

مجموعه هایی متخصصان دورکار، فریلنسرها یا تیم های پروژه ای در شهرهای مختلف با آنها همکاری می کنند، برای سنجش دقیق ساعات کاری نیروهای خود به نرم افزار موبایلی نیاز بیشتری دارند.

شرکت های پخش و توزیع و بازاریابان میدانی

ویزیتورها، ماموران توزیع و نیروهای فروش مستقیم همواره در رفت و آمد است. حضور و غیاب موبایلی به مدیران امکان ثبت ورود و خروج و شیفت کاری کارکنان بدون نیاز به حضور فیزیکی افراد در شرکت را می دهد.

شرکت های ساختمانی، عمرانی و پروژه های کارگاهی

در پروژه های عمرانی و ساختمانی که امکان نصب دستگاه های سخت افزاری وجود ندارد یا محیط کارگاه مناسب نیست، نرم افزار موبایلی بهترین ابزار برای ثبت تردد کارگران و مهندسان محسوب می شود.

مشاغل خدماتی و نصب در محل

شرکت های ارائه دهنده خدمات فنی، نظافتی یا تعمیرات که به محل آدرس مشتریان نیرو می فرستند، می توانند زمان ورود و خروج نیرو به محل خدمت را به شکل دقیق کنترل کنند.

حضور و غیاب موبایلی برای کارکنان دورکار چگونه انجام می شود؟

برای کارکنان دورکار، اپلیکیشن موبایل به عنوان یک درگاه ثبت کارکرد عمل می کند. کارمنددر ابتدای شروع کار برنامه برا باز و ورود خود را ثبت کند. سیستم می تواند بر اساس تنظیمات مدیر، موقعیت مکانی منزل یا محیط کار فرد دورکار را تایید کرده و یا صرفا زمان دقیق را بر روی سرور ثبت کند. در طول روز نیز درخواست های مرخصی یا اضافه کاری به صورت کاملا آنلاین از طریق همان اپلیکیشن به بخش مربوطه ارسال و مدیریت می شوند.

حضور و غیاب موبایلی برای کارکنان خارج از شرکت

نیروهایی که در خارج از محل کار فعالیت می کنند (مانند مسئولان خرید، بازاریابان یا کارشناسان نصب)، می توانند در محدوده های تعیین شده تردد خود را ثبت کنند. در این حالت، مدیر می تواند محدوده مشخصی روی نقشه تعیین کند تا کارمند تنها در صورت حضور در آن نقطه جغرافیایی، امکان ثبت ورود و خروج داشته باشد. این امر صحت عملکرد نیروهای برون سازمانی را تضمین می کند.

حضور و غیاب موبایلی چه امکاناتی باید داشته باشد؟

سامانه کنترل تردد موبایلی باید استاندارد، حرفه ای و به مجموعه ای از ویژگی های فنی و کاربردی مجهز باشد تا بتواند نیازهای نظارتی سازمان را برآورده کند. درکنار موارد زیر، پیشنهاد می‌کنیم مقاله ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب را نیز مطالعه کنید.

ثبت موقعیت جغرافیایی (GPS)

امکان ثبت دقیق نقطه جغرافیایی فرد در لحظه ورود و خروج، یکی مهم ترین قابلیت یک اپلیکیشن حضور و غیاب است تا مدیر از حضور واقعی نیروی کار در محل ماموریت مطمئن شود.

قابلیت احراز هویت هوشمند

استفاده از الگوریتم های هوش مصنوعی، مانند تشخیص چهره یا اسکن اثر انگشت گوشی، جهت جلوگیری از تقلب و ثبت تردد توسط افراد دیگر ضروری است.

ارسال آنلاین درخواست های مرخصی و ماموریت

کاربران باید قادر به ثبت فرم های درخواست مرخصی، ساعتی یا روزانه و گزارش های ماموریت به صورت مستقیم از طریق موبایل بوده و پاسخ مدیر را دریافت کنند.

مشاهده گزارش عملکرد توسط کارمند

دسترسی کارمندان به کارکرد ماهانه، مجموع تاخیرها، تعجیل ها و مانده مرخصی، باعث افزایش شفافیت و کاهش استرس ها و اختلافات محاسباتی در انتهای ماه می شود.

حضور و غیاب موبایلی چه تفاوتی با دستگاه حضور و غیاب دارد؟

انتخاب میان ابزارهای سخت افزاری قدیمی و اپلیکیشن های نسل جدید موبایلی یکی از دغدغه های مدیران در این روزها است. جدول زیر تفاوت های اصلی این دو روش را بیان می کند.

چگونه یک سیستم حضور و غیاب موبایلی مناسب انتخاب کنیم؟

برای انتخاب بهترین نرم افزار، ابتدا باید ساختار کاری سازمان خود را تحلیل کرده و همچنین بررسی کنید که چه تعداد نیروی میدانی یا دورکار دارید و آیا نیاز به تعریف محدوده جغرافیایی خاصی هستید یا خیر. همچنین توجه ویژه به امنیت نرم افزار، نحوه پشتیبان گیری از داده ها، رابط کاربری آسان و قابلیت اتصال آن به نرم افزارهای حقوق و دستمزد داشته باشید. تست رایگان و دریافت دموی سیستم پیش از خرید نهایی نکته کلیدی است. برای درک بهتر این موضوع، پیشنهاد می‌کنیم مقاله اشتباه رایج مدیریت حضور و غیاب کارکنان را نیز مطالعه کنید.

راهکار رادکان ۳۶۰

سامانه رادکان ۳۶۰ به عنوان یکی از پیشرفته ترین راهکارهای کنترل تردد موبایلی، نیاز سازمان ها به ابزارهای سخت افزاری و پیچیده را کاملا برطرف کرده می کند. این سیستم با تمرکز بر مدیریت مکان محور، امکان ثبت دقیق ورود و خروج را بر اساس موقعیت جغرافیایی (لوکیشن) بر روی گوشی تلفن همراه فراهم می کند.

در رادکان ۳۶۰، امنیت داده ها در اولویت اول قرار دارد. این نرم افزار با بهره گیری از الگوریتم های هوش مصنوعی و تکنولوژی تشخیص چهره، احراز هویت فرد را در لحظه ثبت تردد ارزیابی کرده و امکان هرگونه ثبت اشتباه و یا تقلب را از بین می برد. چه نیروهای شما در دفتر مرکزی حاضر باشند و چه به صورت دورکار یا مامور میدانی در حال فعالیت باشند، رادکان ۳۶۰ بستر یکپارچه و مطمئنی برای مدیریت حضور و غیاب مجموعه شما فراهم می آورد.

جمع بندی

فناوری حضور و غیاب موبایلی برای کسب و کارها ابزاری بسیار کارآمد و انعطاف پذیری، شفافیت و انضباط سازمانی را به میزان زیادی بهبود می بخشد. این روش با حذف هزینه های سنگین خرید و نگهداری دستگاه های فیزیکی، به ویژه برای شرکت های دارای نیرو های میدانی، دورکار و یا کارگاهی، بستر فوق العاده ای برای نظارت دقیق فراهم می کند. استفاده از سامانه های هوشمند مانند رادکان ۳۶۰ فرایندهای منابع انسانی شما را به سطحی جدیدی از دقت و سادگی ارتقا داده و باعث کاهش هزینه تاخیر کارکنان می‌شود.

سوالات متداول